Побудова діаграм і графіків
У програмі Excel термін діаграма використовується для позначення усіх видів графічного представлення числових даних. Побудова графічного зображення виробляється на основі ряду даних. Так називають групу ячейок з даними в межах окремого рядка чи стовпця. На одній діаграмі можна відображати кілька рядів даних.
Діаграма являє собою вставний об'єкт, впроваджений на один з аркушів робочої книги. Вона може розташовуватися на тім же листі, на якому знаходяться дані, чи на будь-якому іншому листі (часто для відображення діаграми відводять окремий лист). Діаграма зберігає зв'язок з даними, на основі яких вона побудована, і при відновленні цих даних негайно змінює свій вид.
Для побудови діаграми звичайно використовують Майстер діаграм, що запускається клацанням на кнопці Майстер діаграм на стандартній панелі інструментів. Часто зручно заздалегідь виділити область, яка містить дані, що будуть відображатися на діаграмі, але задати цю інформацію можна й у ході роботи майстра.

Тип діаграми (крок 1 з 4).
На першому етапі роботи майстра вибирають форму діаграми. У списку Тип укажіть потрібний тип діаграми, а в області Вид –  її вид. Якщо треба щоб діаграма мала незвичайний вид, перейдіть на вкладку Нестандартні і виберіть там тип діаграми з нестандартним форматуванням. Кнопка Перегляд результату дозволяє попередньо побачити, як буде виглядати обрана діаграма на робочому листі. Щоб скористатися цією кнопкою, встановіть покажчик миші на кнопці і натисніть ліву кнопку миші. Діаграма з'явиться в області Вид і буде там відображатися, поки не буде відпущена кнопка миші.
Excel дозволяє створювати на основі даних з електронної таблиці різні типи діаграм. Тип використовуваної діаграми вибирається в залежності від типу даних і від того, яким чином їх треба представити. Нижче приведені основні типи діаграм (мал. 1).

Мал. 1. Майстер діаграм (крок 1 з 4): тип діаграми.

Гістограма. Використовується для порівняння декількох наборів даних, кожний з який представляє совою вертикальну смужку визначеної висоти. Ширина смужок рівна.
Лінійчата. Схожа на гістограму, але в цьому випадку для представлення наборів даних використовуються горизонтальні смуги.
Графік. Використовується тоді, коли необхідно простежити змінну деякого параметра протягом визначеного періоду часу, чи відстежити залежність однієї величини від іншої.
Кругова. Використовується для порівняння частин, що складають одне ціле.
Крапкова. Схожа на графік. Використовується для порівняння декількох (часто експериментальних) наборів даних, що виводяться у виді крапок.
З областями. Також схожа на графік. Допомагає аналізувати змінну значень деякого параметра на якомусь проміжку часу.
Кільцева. Діаграма подібна до кругової діаграми, але може містити кілька наборів даних.
Пелюсткова. Використовується для порівняння наборів даних, представляючи їх у вигляді площин, що нагадують пелюстки квітів.
Поверхня. Зміна значень у двох вимірах представлено поверхнею, що згинається.
Бульбашкова. Діаграма представлена трьома наборами значень у вигляді трьох пухирців, подібно крапковій діаграмі. Третє значення показує величину пухирця.
Біржова. Виходячи з назви діаграми, вона призначена для представлення набору даних трьох значень, які можна описати біржовими термінами: найвищий курс, найнижчий курс і курс закриття.
Циліндрична, конічна і пірамідальна. Діаграми, що представляють собою різновиди гістограм і лінійчатих діаграм зі зміненою формою представлення наборів даних відповідно до їх назви.
Нестандартні. Набір діаграм які відповідають описаним вище типам, але що мають поліпшене оформлення елементів діаграм (мал. 1.1).


Мал. 1.1. Майстер діаграм (крок 1 з 4): тип діаграми.

Більшість вищевказаних діаграм можуть бути тривимірними. За допомогою таких діаграм зручніше аналізувати різні набори даних.
Після вибору форми діаграми варто клацнути на кнопці Далі.

Вибір даних (крок 2 з 4).
З'явиться друге вікно Майстер діаграм: джерело даних діаграми, у якому, якщо потрібно, можете змінити дані для побудови діаграми. Для цього клацніть на кнопці згортання поля Діапазон, розташованої в правій його частині, і виділіть на листі новий діапазон комірок. Для повернення до вікна майстра клацніть мишею на кнопці відновлення вікна (мал. 2).

Мал. 2. Майстер діаграм (крок 2 з 4): джерело даних діаграми.

За замовчуванням кожен рядок даних сприймається як новий діапазон. У списку Ряди в: виберіть перемикач Стовпцях. У цьому випадку кожен діапазон даних буде відповідати значенням в одному стовпці, а не в рядку. Це зміна відразу буде відображена в області попереднього перегляду, що знаходиться у верхній частині вікна майстра (мал. 2). Вкладка Ряд дозволяє змінити дані, обрані як ряд. Для продовження роботи майстра клацніть мишею на кнопці Далі.

Оформлення діаграми (крок 3 з 4).
Третій етап роботи майстра (після клацання на кнопці Далі) складається у виборі оформлення діаграми. На вкладках вікна майстра задаються:
•    назва діаграми, підпису осей (вкладка Заголовки);




Мал.3. Майстер діаграм (крок 3 з 4):
Параметри діаграми.


•    відображення і маркірування осей координат (вкладка Осі);
Осі — це шкали, вздовж яких змінюється діаграма. У випадку двомірній діаграмі їх дві: осі х (горизонтальна) і вісь у (вертикальна). На осі х розташовуються всі діапазони даних і ряди. Якщо діапазон даних включає кілька рядів, то на осі x розміщаються написи, що відповідають кожному ряду. На осі у відображаються значення стовпців, ліній чи крапок, виражених у відповідних одиницях виміру. У тривимірній діаграмі вісь z спрямована нагору, вісь у відображає ширину діаграми, а уздовж осі х вказуються значення рядів.

•    відображення сітки ліній, рівнобіжних осям координат (вкладка Лінії сітки);
Лінії сітки допомагають аналізувати значення даних. Так, за допомогою горизонтальних ліній сітки можна точніше визначити значення координат на гістограмі.


•    опис побудованих графіків (вкладка Легенда);
Легенда допомагає розрізняти діапазони даних на діаграмі. Наприклад, для кругової діаграми легенда зображується у виді винесень з підписами до кожного її сектора.


• відображення написів, що відповідають окремим елементам даних на графіку (вкладка Підпису даних);



• представлення даних, використаних при побудові графіка, у виді таблиці (вкладка Таблиця даних).
У залежності від типу діаграми деякі з перерахованих вкладок можуть бути відсутніми.

Розміщення діаграми (крок 4 з 4).
На останньому етапі роботи майстра (після клацанні на кнопку Далі) вказується, чи варто використовувати для розміщення діаграми новий робочий лист чи один з наявних. Звичайно цей вибір важливий тільки для наступної печатки документа, що містить діаграму. Після клацанні на кнопку Готово, діаграма будується автоматично і вставляється на зазначений робочий лист (мал.4.).


Мал.4. Майстер діаграм (крок 4 з 4): розміщення діаграми.

Діаграму можна створити більш швидким способом. Для цього виділіть дані, по яких вона буде будуватися, а потім натисніть клавішу <F11>. За замовчуванням діаграма буде зображуватися у вигляді плоскої гістограми і розташовуватися на окремому листі Діаграма.

Редагування діаграми.
Готову діаграму можна змінити. Вона складається з набору окремих елементів, таких, як самі графіки (ряди даних), осі координат, заголовок діаграми, область побудови та інше. При клацанні на елементі діаграми він виділяється маркерами, а при наведенні на нього покажчика миші — описується спливаючою підказкою. Відкрити діалогове вікно для форматування елемента діаграми можна через меню Формат (для виділеного елемента) чи через контекстне меню (команда Формат). Різні вкладки діалогового вікна, що відкрилося, дозволяють змінювати параметри відображення обраного елемента даних.
Якщо потрібно внести в діаграму істотні зміни, варто знову скористатися майстром діаграм. Для цього варто відкрити робочий лист із діаграмою чи вибрати діаграму, впроваджену в робочий лист із даними. Запустивши майстер діаграм, можна змінити поточні параметри, що розглядаються у вікнах майстра, як задані за замовчуванням.

Зміна зовнішнього вигляду діаграм.
Для зміни діаграми скористайтеся кнопками панелі інструментів Діаграми, чи командами меню Діаграма.
Перші чотири команди меню Діаграма (Тип діаграми, Вихідні дані, Параметри діаграми і Розміщення (мал. 5)) відповідають чотирьом крокам Майстра діаграм, робота якого описана в попередньому розділі.
Команда Додати нові дані дозволяє додати в таблицю новий ряд даних. Його можна ввести з клавіатури в поле Діапазон вікна, що розкрився на екрані, чи виділити на листі за допомогою миші, використовуючи кнопки згортання/відновлення вікна Нові дані.
Об'ємний вид — команда меню Діаграма, призначена для настроювання об'ємного виду діаграми. На екрані розкривається діалогове вікно Формат тривимірної проекції утримуючи зрозумілий спеціальний інтерфейс для зміни тривимірного зображення діаграми.
Збереження діаграм.
Діаграма є частиною робочої книги. Тому, щоб зберегти діаграму, потрібно зберегти книгу, у якій вона знаходиться.
Друк діаграм.
Якщо діаграма вбудована, ви можете роздрукувати її разом з таблицею даних на тім же листі. Для цього клацніть правою кнопкою миші на області діаграми і виберіть з контекстного меню пункт Формат області діаграми. У діалоговому вікні, що розкрилося, перейдіть на вкладку Властивості й встановіть прапорець Виводити об'єкт на друк (встановлений за замовчуванням). За допомогою цього прапорця можна і відключати друк діаграми, коли потрібно.
Якщо ж необхідно надрукувати одну лише вбудовану діаграму, то спочатку виділіть її, а потім виконайте команду Файл > Друк. Переконайтеся в тім, що в області вікна Вивести на друк обраний перемикач виділену діаграму. Для початку процесу друку клацніть на кнопці ОК.
Якщо діаграма розташована на окремому листі, то просто надрукуйте відповідний лист робочої книги.
Щоб знищити діаграму, можна знищити робочий лист, на якому вона розташована (Виправлення > Знищити лист), чи вибрати діаграму, впроваджену в робочий лист із даними, і натиснути клавішу DELETE.

Панель інструментів Діаграми.
Елементи діаграми. Діаграма складається з декількох незалежних один від одного елементів (мал. 6). Наприклад, у неї можуть входити заголовки і легенда, чи вона будується не по одному діапазоні даних, а по декількох. Перш ніж змінити якусь частину діаграми, необхідно спочатку її виділити. Для цього клацніть на тій частині яка вас цікавить, чи виберіть її в списку Елементи діаграми. А потім скористайтеся інструментами панелі Форматування.


Мал.5. Панель інструментів Діаграми.

Для більш детальної зміни властивостей виділеного об'єкта діаграми, потрібно скористатися відповідним діалоговим вікном, яке можна розкрити, використовуючи команди контекстного меню елемента чи діаграми просто двічі клацнувши мишею на елементі діаграми.
– Формат області діаграми  — кнопка, що розкриває однойменне діалогове вікно, у якому можна зробити наступні зміни:
•    Вкладка Вид — містить параметри для зміни форми, кольору і стилю границі області діаграми, а також фону діаграми, що може бути одноколірним чи мати більш складну структуру (кнопка Способи заливання) — з переходами кольорів, у виді візерунка, чи текстури може використовуватися малюнок із зовнішнього графічного файлу.
•    Вкладка Шрифт — призначення параметрів цієї вкладки цілком збігається з призначенням параметрів подібної вкладки у вікні Формат ячейок, що дозволяють змінити властивості текстових об'єктів діаграми.
•    Вкладка Властивості — зміна властивостей області діаграми, як об'єкта робочої книги (листа) Excel: прив'язка об'єкта, його печатка і захист від доступу інших користувачів.
– Тип діаграми — кнопка зі списком, що дозволяє одним клацанням миші змінити тип діаграми.
Щоб задати тип діаграми, що відсутній у списку Тип діаграми, виконаєте команду Діаграма > Тип діаграми. На екрані розкриється вікно, яке співпадає з кроком 2 Майстра діаграм, що був описаний вище.
—     Легенда — кнопка відображення/приховання легенди.
– Таблиця даних — кнопка відображення/приховання таблиці даних в області діаграми, що цілком повторює таблицю даних, що лежить в основі діаграми. Зручно застосовувати, коли діаграма розташована на окремому листі в робочій книзі.
– По рядках/По стовпцях — кнопки, що змінюють ряд діаграми.
– Текст знизу нагору/ Текст зверху вниз — кнопки що змінюють напрямок написів на осях діаграми.
Якщо панель інструментів Діаграми не відображена на екрані, у меню Вид виберіть пункт Панелі інструментів > Діаграми.


Добавление диаграммы к документу Word
При создании диаграммы путем выбора команды Объект в меню Вставка и последующем выборе типа объекта Диаграмма Microsoft Graph 97, Microsoft Graph отображает диаграмму, а также таблицу MS Graph, содержащую связанные с ней данные. Таблица MS Graph является образцом, показывающим, куда вводить подписи строк и столбцов и сами данные. После создания диаграммы можно ввести новые данные в таблицу MS Graph, импортировать данные из текстового файла или файла Lotus1-2-3, импортировать лист или диаграмму Microsoft Excel или скопировать данные из другой программы.
Кроме того, можно создать диаграмму из таблицы Word или вставить в документ Word диаграмму Microsoft Excel.
Создание диаграммы
В Microsoft Word выберите команду Объект в меню Вставка, а затем — вкладку Создание.

Выберите Диаграмма Microsoft Graph 97 из списка Тип объекта.
Для размещения объекта в графическом слое, где его можно позиционировать с помощью команд меню Действия на панели инструментов Рисование, установите флажок Поверх текста. Для размещения диаграммы в текущем абзаце как обычного текстового символа снимите флажок Поверх текста.
Нажмите кнопку OK.
Создание диаграммы из таблицы Word
1.    Создайте таблицу Word, содержащую в верхнем ряду и в левом столбце подписи, а в остальных ячейках  числа.
1 кв    2 кв    3 кв    4 кв
Восток    20,4    27,4    90    20,4
Запад    30,6    38,6    34,6    31,6
Север    45,9    46,9    45    43,9
2.    Щелкните таблицу, а затем выберите команду Выделить таблицу в меню Таблица.
3.    В Microsoft Word выберите команду Объект в меню Вставка, а затем — вкладку Создание.

4.    Выберите Диаграмма Microsoft Graph 97 из списка Тип объекта.
Вставка листа или диаграммы Microsoft Excel в документ Word
Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Например, можно легко скопировать и вставить лист или диаграмму. Или можно вставить лист или диаграмму в виде связанного объекта или внедренного объекта. Основные различия между связыванием и встраиванием заключаются в месте хранения данных и способа обновления данных после помещения их в документ:
Связанный объект — лист или диаграмма — отображаются в документе, но его информация хранится в исходной книге Microsoft Excel. При редактировании данных в Microsoft Excel, Word может автоматически обновлять лист или диаграмму в документе. Связывание следует применять, когда необходимо включить независимо вводимую информацию, такую как данные, собранные различными отделами, а также когда нужно хранить обновляемую в Word информацию. Ввиду хранения связанных данных в отдельном месте, связывание может также помочь минимизировать размер файла документа Word.
Внедренный объект — лист или диаграмма — хранит информацию непосредственно в документе Word. Для редактирования внедренного объекта сделайте двойной щелчок на нем чтобы запустить Microsoft Excel, проделайте необходимые изменения, а затем вернитесь в Word. Можно внедрить существующий или новый пустой лист или диаграмму. Ввиду хранения информации в документе Word, внедрение следует применять, когда требуется распространение оперативной версии документа лицам, которые не будут иметь доступа к отдельно сделанным листам и диаграммам.
Создание связанного объекта на основе существующего листа или диаграммы Microsoft Excel
1.    Откройте документ Word и книгу Microsoft Excel, содержащую данные, необходимые для создания связанного объекта.
2.    Перейдите в окно Microsoft Excel, а затем выделите весь лист, диапазон ячеек или нужную диаграмму.
3.    Выберите команду Копировать.
4.    Перейдите в документ Word, а затем выберите место вставки связанного объекта.
5.    Выберите команду Специальная вставка в меню Правка.
6.    Выберите команду Вставить связь.
7.    Из списка Как выберите нужный параметр.
8.    Для отображения связанного объекта — листа или диаграммы — в виде значка установите флажок в виде значка.
9.    Для предупреждения отображения объекта — листа или диаграммы — в виде графического объекта, который можно позиционировать перед текстом или за ним и другими объектами, снимите флажок Поверх текста.
При связывании диапазона ячеек, чтобы можно было позднее включить дополнительные строки или столбцы данных, назначьте этому диапазону имя в Microsoft Excel. Затем скопируйте диапазон и вставьте связь в Word. При добавлении дополнительных данных к диапазону в Microsoft Excel, можно переопределить имя диапазона для включения дополнительных ячеек. Word автоматически добавляет новые данные при следующем обновлении связи.
Выбор другого типа диаграммы
Во многих плоских диаграммах существует возможность изменения типа диаграммы для всей диаграммы или отдельного ряда данных. В пузырьковых диаграммах изменяется тип только всей диаграммы. Во многих объемных диаграммах изменение типа влияет на всю диаграмму. Для отдельных рядов данных брусковых и столбчатых диаграмм можно выбрать конический, цилиндрический или пирамидальный тип.

1.    В Word дважды щелкните диаграмму, которую необходимо изменить.
2.    Если тип диаграммы следует изменить для отдельного ряда данных, выделите его. Если тип диаграммы следует изменить для всей диаграммы, ничего не выделяйте.
3.    Выберите команду Тип диаграммы в меню Диаграмма.
4.    Выберите необходимый тип диаграммы на вкладке Стандартные или Нестандартные. Для применения конического, цилиндрического или пирамидального типа к отдельному ряду данных брусковой и столбчатой диаграммы выберите Коническая, Цилиндрическая или Пирамидальная в списке Тип на вкладке Стандартные, а затем установите флажок Применить.
5.    Для возврата в Word щелкните документ Word.
Добавление данных к диаграмме
Для работы с диаграммами, созданными в Microsoft Graph или Microsoft Excel, необходимо установить Microsoft Graph или Microsoft Excel. Для получения дополнительных сведений об установке программы или компонента нажмите кнопку  .
Для добавления данных к диаграмме Microsoft Graph необходимо либо непосредственно ввести их в таблицу MS Graph, либо скопировать, а затем вставить в таблицу данные из другой программы. Например, после создания диаграммы Microsoft Graph из таблицы Word и добавления к таблице строк или столбцов данных появляется возможность скопировать эти строки или столбцы, а затем вставить их в таблицу MS Graph.
Для добавления данных к диаграмме Microsoft Excel необходимо ввести их на лист, а затем скопировать и вставить их в диаграмму.
Удаление данных из диаграммы
Для удаления данных с листа Microsoft Excel или из таблицы Microsoft Graph и соответствующих им диаграмм необходимо удалить данные с листа или из таблицы MS Graph; при этом соответствующая диаграмма исправляется автоматически. Для удаления из диаграммы ряда данных без удаления соответствующих данных с листа или из таблицы MS Graph используйте следующую процедуру.
Изменение текста и данных на диаграмме
Значения и текст диаграммы связаны с таблицей, при помощи которой создавалась диаграмма. При изменении данных в таблице диаграмма обновляется.
При изменении на диаграмме текста подписей оси категорий, названий рядов данных, легенды и подписей значений они перестают быть связанными с ячейками соответствующей таблицы. Для изменения текста без потери связи с ячейками необходимо редактировать текст в таблице.
Добавление заголовка к диаграмме или оси
1.    В текстовом процессоре Word дважды щелкните диаграмму, к которой необходимо добавить заголовок.
2.    Выберите команду Параметры диаграммы в меню Диаграмма, а затем — вкладку Заголовки.
3.    Для добавления заголовка к диаграмме введите необходимый текст в поле Название диаграммы. Для добавления одного или нескольких заголовков оси щелкните соответствующее окно для каждого заголовка, а затем введите необходимый текст.
Для возврата в Word щелкните документ Word.