Зміст
Зміст    2
Вступ    3
ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ    5
1. ЩО ТАКЕ БАЗА ДАНИХ    5
2. ХТО КОРИСТУЄТЬСЯ БАЗОЮ ДАНИХ    7
3. ПОНЯТТЯ РЕЛЯЦІЙНОЇ БАЗИ ДАНИХ    10
4. ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ СУБД    11
СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ АССЕSS 7.0    13
1. КОРОТКА ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМИ    13
РОЗРОБКА СТРУКТУРИ БАЗ ДАНИХ    17
ЛІТЕРАТУРА    20
Вступ
Кожна людина в повсякденному житті користується записником, довідниками, календарями, картотекою чи іншими інформаційними системами. Всі операції, пов’язані з опрацюванням великих обсягів інформації довідкового характеру, можна довірити комп’ютеру. Для цього є бази даних і програми для їхнього опрацювання.
База даних – це розміщена на носіях велика кількість однотипних даних з конкретної предметної галузі. Тематики баз даних побутового характеру такі: телефонний довідник, картотека у відділі кадрів, каталог книг у бібліотеці тощо.
Поняття “база даних” пов’язане з комп’ютерними системами, з історією і розвитком.
Історично поняття бази даних виникло як альтернатива файлової організації даних при зберіганні з допомогою ЕОМ(на магнітних носіях). Така організація даних була характерна для прикладного програмного забезпечення на початковому етапі поширення обчислювальної техніки. Файлова організація передбачала зберігання даних в вигляді сукупності файлів, орієнтованих на використання якої-небудь одної прикладної програми, призначеної для розв’язання деякої специфічної задачі. Така не універсальність в організації інформації привела до великого надлишку (дублюванню) при зберіганні, протиріччі даних, що зберігаються в різних системах.
Поняття “бази даних” виникло в результаті стандартизації і уніфікації даних, універсально організованих і збережених з допомогою ЕОМ з ціллю використання для багатьох додатків. При цьому опис даних вже не сховано в програмах, а явним чином декларується і зберігається в самій базі. База даних може бути визначена як структурна сукупність даних, що підтримуються в актуальному стані.
Інформацію (дані) у базі даних опрацьовує система управління базою даних (СУБД).СУБД – це програма, яка забезпечує ведення записів і виконує операції над файлами, записами або інформаційними полями.
За допомогою СУБД можна вилучити з бази даних файли чи записи із застарілою інформацією, ввести нові записи, впорядкувати їх в алфавітному хронологічному або іншому порядку, відшукати і вивести потрібну інформацію на екран дисплея або на принтер.
Отже, бази даних призначені для систематичного і тривалого зберігання даних, а СУБД – для створення баз даних і швидкого відшукання потрібної інформації.
ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ
1. ЩО ТАКЕ БАЗА ДАНИХ
Процес розв'язування будь-якої задачі на ЕОМ є обробкою даних за заданим алгоритмом. Даними, наприклад, можуть бути: числа, літери, слова, прізвища студентів та викладачів, їх домашні телефони та ін.
Довгий час для розв'язування кожної задачі використовувалась тільки своя сукупність даних. Скільки розв'язувалось задач, стільки використовувалось і сукупностей даних. Сукупність даних, що використовувалась в одній програмі, як правило, не могла використовуватись в іншій.
Дані, призначені для розв'язування кожної задачі, оформлювали у вигляді так званих наборів даних або файлів даних.
Такий метод використання даних має певні недоліки, зокрема, надмірність і дублювання даних. Пояснимо це більш докладно.
Припустимо, що для одного й того самого вузу зроблено програму нарахування заробітної платні для викладачів і програму складання розкладу. Як дані для першої задачі використовують прізвища викладачів, їх кваліфікацію, педагогічний стаж, навчальне навантаження та ін. Водночас прізвища викладачів та їхнє навчальне навантаження є даними і для другої задачі.
Таким чином, для двох різних задач повторюються (дублюються) прізвища викладачів та їх навчальне навантаження.
Чому дублювання відносять до недоліків використання даних? Це обумовлено двома основними факторами.
1) Дублювання даних призводить до зайвих витрат пам'яті комп'ютера.
2) Зміна даних в одній задачі зумовлює необхідність їх зміни в інших задачах. Наприклад, в разі зміни навчального навантаження викладача необхідно внести зміни і в набір даних для програми складання розкладу, і в набір даних для програми нарахування заробітної платні. Це і було основною причиною появи в кінці 60-х років баз даних (БД). База даних — це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області (під предметною областю тут розуміємо, наприклад, університет, академію та ін.), до якої мають доступ багато програм. Кожна програма має доступ до конкретних даних БД за допомогою спеціальних програм, які одержали назву систем управління базами даних (СУБД).
Прикладами БД є: бібліотечні каталоги, записна книжка, журнали обліку майна галантерейної бази та ін.
Бази даних мають декілька рівнів представлення. Найнижчий — це фізичний на якому дані представляються байтами на певних типах пристроїв для запам’ятовування. Фізичний рівень представлення БД доступний тільки для вузького кола спеціалістів.
Широке коло користувачів представляє базу даних за допомогою природної мови, а також за допомогою інших доступних людині засобів. Таким чином, в базах даних дані розробляються і зберігаються як єдине ціле в інтересах розв'язування всіх задач предметної області (мал.1.1).
Кожна програма вибирає із бази лише ті дані, які потрібні тільки для даної задачі. Наприклад, для нарахування заробітної платні викладачам будуть вибрані прізвища викладачів, їх кваліфікація, педагогічний стаж, навчальне навантаження, а для програми складання розкладу — прізвища викладачів, їх навчальне навантаження та ін.




Ь

Мал.1.1
Відмітимо ще одну важливу перевагу використання баз даних, яка полягає у тому, що забезпечується незалежність прикладних програм від даних. Це означає, що зміни в даних не викликають за собою необхідність змін у програмі. Аналогічно зміни у логіці програми не викликають необхідності зміни механізму доступу до даних. Тут, звичайно, необхідно виключити випадки видалення із бази тих даних, які використовує власна програма. При звичайному ж використанні наборів даних будь-яка зміна в даних вимагає внесення змін у відповідну програму, і навпаки.
Функцію забезпечення незалежності даних від програм реалізує система управління базами даних.
Таким чином, база даних містить інформацію, необхідну для розв'язування цілого комплексу задач даної установи, підприємства та ін. База даних може поповнюватися новими даними, а раніше введені дані можуть змінюватися або зовсім видалятися. При цьому зміни в базі даних не вимагають внесення змін у прикладні програми.
Крім поняття бази даних, використовують ще поняття банку даних. Під банком даних розуміють базу даних і систему управління базою даних.
Далі кожен рядок бази даних називатимемо записом, а кожний стовпчик — полем.

2. ХТО КОРИСТУЄТЬСЯ БАЗОЮ ДАНИХ
Осіб, які використовують відомості, що містяться у базах даних, називають користувачами.
Серед багатьох категорій користувачів особливе місце займає адміністратор бази даних (АБД). Адміністратор є ідеологом і головним конструктором бази даних. Ніхто, крім адміністратора, не має права вносити зміни до структури бази даних, тобто змінювати назву поля, видалити або ввести нове поле.
Для великих баз даних лише АБД знає найменування всіх полів, але він може не знати, що конкретно записано у кожному полі. АБД відповідає за збереження даних, розробляє заходи щодо захисту даних від руйнування, забезпеченню їх вірогідності і ефективному використанню.
При експлуатації великих баз даних у АБД може бути певний штат працівників, у тому числі системні та прикладні програмісти.
Головні завдання системних програмістів полягають у контролі за функ¬ціонуванням банку даних, а також у розробці програм, що розширюють можливості СУБД.
Прикладні програмісти розробляють програми обробки даних, що містя¬ться в БД, відповідно до потреб, що виникають.
При експлуатації простих баз даних функції системних і прикладних програмістів, а також функції АБД реалізуються однією людиною.
Крім перерахованих осіб, базою даних широко користуються спеціалісти, які, як правило, не мають хорошої підготовки в області програмування, але які користуються БД у своїй повсякденній роботі. Для цієї категорії людей, по суті, і розробляються БД. До них відносять, наприклад, працівників бібліотек, підприємств, відділів кадрів, лікарів та ін. Цю категорію людей називають кінцевими користувачами.
Відмітимо, що в базі даних можуть зберігатися досить різноманітні відо¬мості про дану предметну область, наприклад, про підприємство. Базою даних можуть користуватися різні категорії кінцевих користувачів, наприклад адмі¬ністрація підприємства, працівники служби побуту, працівники бухгалтерії та ін. Звичайно, кожна категорія кінцевих користувачів повинна мати доступ не до усієї бази даних, а лише до тієї, до якої є відповідний дозвіл від АБД.
У зв'язку з цим в банках даних мають бути передбачені міри та засоби, що забезпечують захист певних областей даних від несанкціонованого доступу.
Банк даних з точки зору кінцевого користувача має відповідати таким основним вимогам:
• мати можливість оновлення, поповнення і розширення бази даних;
• забезпечити високу надійність зберігання інформації;
• видавати повну і вірогідну інформацію на запити;
• мати засоби, що забезпечують захист БД від несанкціонованого доступу.

3. ПОНЯТТЯ РЕЛЯЦІЙНОЇ БАЗИ ДАНИХ
Між елементами бази даних (полями і записами) існують певні зв'язки. Залежно від характеру цих зв'язків розрізняють три типи організації баз даних: ієрархічний, мережний та реляційний. Для персональних ЕОМ вико¬ристовують в основному реляційні бази даних.
Концепція реляційної бази даних розроблена Е.Ф.Коддом у 1970 р. В основі цієї бази даних лежить математичне поняття відношення (від англ. relation). Відношення представляються у вигляді двовимірних таблиць.
Відношення (таблиця) подається в комп'ютері у вигляді файла даних. Рядок таблиці відповідає запису у файлі даних, а стовпчик — полю. В теорії реляційних баз даних рядки називають кортежами, а стовпчики — атрибутами:
Відповідність між перерахованими поняттями для таблиць, відношень і файлів наведені на мал. 1.2.
Таблиця
Рядок
Стовпчик

Відношення
Кортеж
Атрибут

Файл
Запис
Поле

Мал. 1.2
Список імен атрибутів відношення називають схемою відношення.
У кожному відношенні виділяють один атрибут, який називають клю¬човим, або просто ключем. Ключовий атрибут має бути унікальним, тобто він повинен однозначно визначати (ідентифікувати) кортежі.
В деяких відношеннях можуть використовуватися складові ключі, що містять декілька атрибутів.
Над відношеннями (таблицями) можуть виконуватися різні операції, подіб¬но виконанню арифметичних операцій. Це дає можливість одержувати з одних відношень, що зберігаються в комп'ютері, інші відношення.
Для виконання операцій над відношеннями в СУБД є спеціальні алго¬ритмічні мови.

4. ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ СУБД
Система управління базою даних — це спеціальний пакет програм, що забезпечує створення, супроводження і використання баз даних багатьма користувачами. Розглянемо основні функції, що реалізуються СУБД.
Будь-яка база даних створюється спочатку на папері, а потім вводиться в комп'ютер. Створення бази даних починається з визначення переліку, змісту і типу даних, що використовуються. Під типом даних тут розуміють числові, текстові дані, дані типу — дата та інші. Для кожного елемента даних необхідно вказати його величину (довжину). Це пояснюється тим, що кількість символів в полі і запису має кінцевий розмір. Наприклад, в СУБД Fох ВАSЕ+ кількість символів у запису не може перевищувати 4000.
Для описання типів даних у СУБД звичайно використовують власну мову, яку називають мовою описання даних (МОД). Імена полів у багатьох СУБД записуються латинськими символами.
СУБД має забезпечити введення в комп'ютер підготованих даних, тобто імен полів, їх типів і величини.
Наступна функція, що реалізується СУБД на етапі створення баз даних — забезпечення введення даних у комп'ютер. При цьому одночасно з введенням даних здійснюється перевірка їх правильності. Найпростіший метод контро¬лю — це перевірка даних за типом. При цьому, якщо тип даних, що вводяться, не відповідає заданому, то система їх ігнорує. Наприклад, якщо тип елемента визначений текстовим, а відбувається спроба введення чисел, то буде заблоко¬вано введення, і на екран монітора буде виведене відповідне повідомлення.
На етапі супроводження і використання баз даних, тобто на етапі їх експлуатації, СУБД розв'язує задачі редагування даних і виведення необхідних повідомлень.
Редагування містить такі основні операції:
* Видалення застарілих записів.
* Заміну одних записів іншими.
* Зміну окремих даних у записах.
* Вставку у певні місця нових записів.
* Доповнення новими записами.
* Додавання нових полів, зміна їх імен та ін.
Інформація видається користувачеві у відповідності з запитом, що надій¬шов від нього. При цьому вона може видаватися як на екран, так і на принтер у різноманітній, зручній і наочній формах. Це можуть бути, наприклад, таблиці, діаграми, графіки та ін.
Якщо база даних доступна одночасно для декількох користувачів, то СУБД має забезпечити, щоб вони не заважали один одному.
Будь-яка СУБД має забезпечити виконання найбільш використовуваних видів обробки даних. Наприклад, вона має виконувати сортування даних в алфавітному порядку, підрахунок суми чисел стовпчика, пошук потрібного запису та ін.
Особлива функція СУБД полягає у забезпеченні цілості бази даних. Ця функція має реалізуватися, наприклад, в разі машинних збоїв за раптового відімкнення електропостачання та в інших ситуаціях.
Відмітимо, що описані тут функції СУБД розглянуті лише з позицій кінцевого користувача. Процеси управління базою даних на фізичному рівні тут не розглядаються.
Для реалізації перерахованих функцій у кожній СУБД, крім мови МОД, використовуються також мова маніпулювання даними (ММД) і транслятори або інтерпретатори з цих мов.
ММД використовується для виконання різних операцій над даними. За допомогою цієї мови можуть виконуватися, наприклад, такі операції: виборка даних, що відповідають заданим умовам; видалення певних даних і запис нових; знаходження середнього значення даних певного типу та ін.
В деяких СУБД використовуються спеціальні мови запитів, орієнтовані на користувачів-програмістів.
СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ АССЕSS 7.0
1. КОРОТКА ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМИ
Система управління базами даних Місrosoft Ассеss входить до складу пакетаМісrosoft Оffiсе. Зараз є дві версії цієї системи: Ассеss 2.0 та Ассеss 7.0. Ми будемо розглядати русифіковану версію СУБД Ассеss 7.0. Вона дозволяє розв'язувати широке коло завдань користувачів без програмування. Це озна¬чає, що Ассеss 7.0 доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп'ютерів.
СУБД Ассеss 7.0 не має тих обмежень, які обумовлені ОС МS-DОS, оскільки вона з самого початку розроблялась для експлуатації у комп'ютерних мережах у середовищі Windows.
Запуск системи Ассеss здійснюється з ОС Windows-95 аналогічно тому, як запускається будь-яка інша прикладна програма. Після її завантаження на екрані дисплея з'являється вікно системи, на передньому плані якого зна¬ходиться вікно створення чи відкриття бази даних (мал. 1.3)

Мал. 1.3
Зазначимо, що це вікно з'явиться тільки на початку завантаження системи. У поточному сеансі роботи з системою доведеться неодноразово відкривати чи створювати нові бази даних. Ці операції можна буде здійснювати, на¬приклад, за допомогою меню Файл головного меню системи.
Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця — це місце зберігання даних. Вона є основним об'єктом бази даних.
У СУБД перших поколінь для кожної таблиці створювався свій файл бази даних. Для спільного використання таблиць у цих СУБД застосовують спе¬ціальні програми (утиліти). Потім для спільного використання таблиць почали застосовувати спеціальні команди, які мають виконуватись перед початком роботи з базою даних для так званого зв'язування таблиць.
Пізніше спробували зберігати у одній базі даних кілька таблиць з описом зв'язків між ними. Прикладом такої СУБД є FохРrо. Але тільки у СУБД Ассеss з'явилися зручні та наочні засоби зв'язування таблиць, які зберігаються в одному файлі.
Зберігання кількох таблиць у одній базі даних має цілий ряд переваг. До основних з них належать:
1. Можливість розподілу даних за таблицями згідно зі змістом даних. Наприклад, у першій таблиці зберігаються звітні дані викладачів, у другій — їхній тижневий розклад, а в третій — відомості про позаурочну діяльність.
2. Табличне, тобто модульне, подання даних дозволяє модернізувати кожну таблицю окремо.
3. Редагування даних в одному місці бази призводить до автоматичного їх редагування в іншому місці.
У системі Ассеss є різні способи управління даними, а саме: система меню, панелі інструментів, контекстне меню, укажчик миші та комбінації клавіш.
При роботі з СУБД Ассеss використовують як ліву, так і праву клавіші миші. Надалі, якщо не обумовлено особливо, маємо на увазі ліву клавішу. Клавішею миші натискають для виділення об'єкта, який зображено на екрані контрастним кольором. При подвійному натисканні виконується яка-небудь дія, наприклад здійснюється пошук необхідних даних.
Система Access має велику кількість кнопок на панелях інструментів. Тут поняття кнопки відповідає загальноприйнятому поняттю кнопки у системі Windows.
СУБД Ассеss має значну кількість спеціальних програм, які отримали назву "майстри". Так, є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм і т.д. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв'язування відповідної задачі. Для зручності роботи майстри поділяються на кроки (етапи). Користувач може пропускати деякі кроки чи повертатися до попередніх.
Система Ассеss має зручні засоби копіювання рядків, полів і фрагментів однієї таблиці до іншої. Крім того, можна отримувати повні копії таблиць чи їхніх структур. Таблицю однієї бази даних можна перенести до іншої бази даних.
Ассеss має розвинуту систему запитів, яка дозволяє отримувати на екрані різні відомості з таблиць. Користувач може задавати умови запиту, відповідно з якими з бази вибираються визначені дані чи формується нова таблиця.
СУБД Ассеss має засоби, які забезпечують видачу на екран даних не тільки у вигляді таблиць, але й у вигляді інших форматів (форм). За допомогою майстра форм користувач може сам визначити форму видачі даних на екран. В Ассеss є три стандартних види форм, які можуть будуватися автоматично.
У системі Ассеss широко використовується поняття звіт. Звіт багато в чому схожий на форму. Його використовують при виведенні документів на друку¬вання. Принципова різниця між Формою та Звітом у тому, що формати звітів відповідають стандартним форматам паперу.
У СУБД Ассеss реалізовані дві мови програмування: SQL та Visual Basic. SQL — це мова структурованих запитів. Вона досить проста та зручна, але має обмежені можливості.
Система Ассеss має потужну довідкову систему. Вона не замінює і не може замінити навчальний посібник з цієї системи, але добре його доповнює.
Якщо вам у процесі роботи буде що-небудь не зрозуміло, не хвилюйтесь — система Ассеss у будь-який момент вам допоможе.
Зверніть увагу, що у заголовку вікна створення і відкриття бази даних є кнопка зі знаком оклику (див. мал. 1.3). Такі самі кнопки є і в багатьох інших вікнах.
Для отримання допомоги необхідно встановити курсор миші на кнопці зі знаком запитання і натиснути по її лівій клавіші. Поряд із вказівкою миші з'явиться збільшений знак запитання. Переміщуючи мишу по поверхні столу, установіть її на тому об'єкті, за яким ви хочете отримати допомогу (наприклад, на рядку Новая база данных), і після цього ще раз натисніть клавішу миші. У результаті з'явиться вікно з конкретною допомогою. Щоб вікно зникло з екрана, досить натиснути клавішу миші.
Кнопка зі знаком запитання є також у головному меню системи (див. мал. 1.3). Якщо ви натисните клавішею миші на цій кнопці, то з'явиться список команд, у тому числі команда Создание справки. Після виконання цієї команди з'явиться вікно, у якому вказано, як і яку довідкову інформацію можна отримати.
РОЗРОБКА СТРУКТУРИ БАЗ ДАНИХ

На початковому етапі роботи з базами даних процес їх створення доцільно починати з підготовчого етапу, а саме: з побудови на папері структури таблиць.
Структуру таблиці “Викладач” можна подати так як показано на мал. 2.1.

Ім’я поля    Тип поля    Розмір поля    Інші властивості    Опис
№ п/п    Лічильник    Довге ціле       
Прізвище    Текстовий    30       
Ім’я    Текстовий    30       
По-батькові    Текстовий    50       
Предмет    Текстовий    50       
Дата прийняття на роботу    Дата/час    Короткий формат дати       
Мал. 2.1
Коли пройдено підготовчий етап можна переходити до безпосереднього створення таблиці в СУБД Access. Для цього робимо наступне:
1.    Запускаємо систему Access і у вікні запрошення встановлюємо перемикач у положення Новая база даных. Потім натискуємо кнопку ОК. У результаті з’являється вікно Файл новой бази данных(мал.2.2)










Мал. 2.2

2.    У вікні База данных натискуємо кнопку Создать. На екрані з’явиться вікно Новая таблица (мал. 2.3).











Мал. 2.3
3.    Для створення таблиці вибираємо Конструктор і натискаємо ОК. На екрані з’явиться вікно (мал. 2.4)










Мал. 2.4

4.    Заповнюємо таблицю у відповідності до створеної на підготовчому етапі (мал. 2.5).











Мал. 2.5
5.    Вибираємо ключове поле, яким буде поле “№ п/п”.
6.    Переходимо у режим таблиці для цього спочатку її зберігаємо під ім’ям “Викладачі”.
7.    Заносимо дані у таблицю.
8.    За аналогією створюємо таблицю “Предмет”.
9.    І пов’язуємо ці таблиці відношенням “Один до багатьох” (мал. 2.6).


ЛІТЕРАТУРА
1.    Верлань А.Ф., Апатова Н.В. Інформатика: Підручник для 10 – 11 класу середньої загальноосвітньої школи.–Київ: Форум, 2001.
2.    Глинський Я.М. Основи інформатики та обчислювальної техніки. У 4 ч. Ч. ІІ. Комп’ютери: Експериментальний підручник для 11 класу середньої школи. – Львів: СП “БаК”, 1997.
3.    Інформатика : Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології. Посібник. За ред. Пушкаря О. І. – Київ: Академія, 2001.
4.    Руденко В. Д. та інші.Практичний курс інформатики / За ред. Мадзігона В.М. – К.: Фенікс, 1997.
5.    Концепція БД – закономірний результат автоматизованих інформаційних систем / Комп’ютер у школі та сім’ї, №2, 2000.